Viajar a trabalho é uma oportunidade para empresas e colaboradores expandirem seus negócios e fortalecerem relações profissionais ou participação em eventos estratégicos em outras cidades.
Porém, como envolve deslocamentos, compromissos e custos elevados, um bom planejamento é o principal para garantir produtividade e bem-estar ao longo da jornada.
Desde a organização da mala até a definição da agenda e a segurança durante a estadia, cada detalhe pode fazer a diferença para tornar a experiência mais produtiva e prazerosa.
O planejamento é o primeiro passo para o sucesso.
Uma viagem corporativa bem-sucedida começa com uma boa organização.
Definir metas claras para a viagem ajuda a otimizar o tempo e evita contratempos.
O cronograma deve incluir compromissos profissionais, logística e períodos livres para descanso ou networking. A tecnologia é uma grande aliada nesse processo, pois o uso de aplicativos de mapas, agendas digitais e ferramentas de comunicação facilita a organização e permite ajustes em tempo real.
Além disso, a escolha do meio de transporte e da hospedagem deve ser feita com base na logística da empresa, considerando fatores como distância, custo e acessibilidade aos locais dos compromissos. Quem vai viajar de avião precisa ficar atento às regras de bagagem e chegar ao aeroporto com antecedência para evitar problemas. Caso a viagem seja de carro, é fundamental verificar a política da empresa sobre reembolsos e custos cobertos.
O que levar na mala?
Montar a mala corretamente é um passo essencial para garantir conforto e eficiência durante a viagem. Roupas adequadas ao clima do destino, itens de higiene pessoal, carregadores e documentos essenciais não podem ficar de fora.
Se possível, utilizar organizadores facilita a manter seguros os pertences e evita esquecimentos. Como a viagem tem um caráter profissional, roupas sociais ou adequadas ao ambiente corporativo devem ser priorizadas.
Como manter a produtividade durante a viagem?
A rotina fora do escritório pode ser agitada, mas algumas práticas ajudam a manter o foco. Contar com um seguro viagem é fundamental para evitar transtornos com problemas de saúde ou extravio de bagagem.
Além disso, aplicativos de transporte podem ser uma solução eficiente para reduzir deslocamentos e garantir que todos os compromissos sejam cumpridos sem atrasos.
Outro ponto importante é fornecer meios de comunicação. Ter uma conexão à internet sempre facilita ajustes na agenda, consultas sobre transporte, clima e alimentação e contato com a equipe.
O equilíbrio entre compromissos e momentos de descanso também faz parte de uma viagem produtiva, pois reservar um tempo para conhecer a cultura local, descansar ou experimentar a gastronomia da região pode contribuir para o bem-estar e aumentar a motivação do funcionário.
Regras e reembolsos: o que a empresa cobre?
Cada empresa possui uma política específica para viagens corporativas, definindo o que pode ou não ser reembolsado.
Normalmente, despesas como passagens, hospedagem, transporte e alimentação são cobertas pela empresa, enquanto gastos pessoais, como lembrancinhas e consumo de bebidas alcoólicas, não são reembolsáveis.
Caso o colaborador precise pagar alguma despesa, é essencial guardar notas fiscais e seguir os procedimentos internos para solicitação do reembolso quando voltar ao escritório.
Esteja sempre atento à segurança.
Estar em um ambiente desconhecido exige atenção redobrada.
Para garantir a segurança durante a viagem, é importante tomar precauções, como utilizar cadeados em malas, evitar locais perigosos e manter contatos de emergência atualizados.
Algumas empresas adotam o conceito de Duty of Care, garantindo suporte ao colaborador em caso de imprevistos. Ainda assim, é fundamental que o viajante esteja atento às diretrizes da empresa e tome cuidados básicos para evitar riscos.
Por fim, com planejamento estratégico e equilíbrio entre compromissos e momentos de lazer, a viagem a trabalho pode ser uma experiência enriquecedora, tanto profissional quanto pessoal. Seguir as diretrizes da empresa, manter a organização e aproveitar as oportunidades para expandir o networking são atitudes que fazem a diferença para tornar a viagem mais produtiva, segura e prazerosa.
